Das Volumen an geschäftlichen E-Mails wächst stetig und damit auch die Gefahr, dass Mitarbeiter rechtlich relevante Mails sowie Dateianhänge löschen. Aber auch das Datenvolumen und damit der Bedarf an Speicherplatz wächst. Weil klassische E-Mail-Systeme nicht für die langfristige Aufbewahrung von Mail-Objekten konzipiert sind, steigt der Aufwand für Sicherung und Recovery. Viel gravierender ist jedoch, dass in den meisten Betrieben einheitliche Richtlinien für den Umgang mit E-Mails fehlen. Auch die Ablagesystematik ist je nach Anwender unterschiedlich; Regeln zur Archivierung sind unbekannt. Kurz: ein Compliance-Ansatz fehlt. Konformität mit den Vorschriften nach GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist somit nicht gegeben.

Oft werden Daten nicht revisionssicher archiviert, auch wenn sie auf Grund ihres Inhalts als Geschäfts- oder Handelsbrief im Sinne des HGB zu bewerten sind und damit den rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung und Archivierung unterliegen. Hierzu zählen speziell alle Dokumente, welche die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Stornierung eines Handelsgeschäfts zum Inhalt haben.

Diese Schwachstellen bedeuten für ein Unternehmen sowohl ein rechtliches als auch ein betriebliches Risiko. Hier muss klar darauf hingewiesen werden, dass die Verantwortung für das Einhalten von internen Vorschriften und insbesondere das Einhalten gesetzlicher Vorschriften ganz klar bei der Unternehmensleitung liegt. Die Nichtverfügbarkeit beweisrelevanter Informationen ist, wie Juristen sagen „ein durchaus haftungsträchtiges Risiko“. Um dieses Haftungsrisiko ausschließen zu können, ist der Einsatz entsprechender Archivierungstools zwingend erforderlich.